De Kempenaer Advocaten

“Het is begonnen met het maken van een huisstijlapplicatie voor ons kantoor, waardoor brieven, faxen en e-mails op een uniforme manier de deur uitgaan. Dankzij DotOffice werken we met sjablonen. De gebruiker vult een aantal velden in en hoeft niet na te denken over de opmaak.“

De Kempenaer Advocaten uit Arnhem maakt al meer dan tien jaar gebruik van de diensten van DotOffice. Naar volle tevredenheid, zegt kantoordirecteur Els Koot.

“Het is begonnen met het maken van een huisstijlapplicatie voor ons kantoor, waardoor brieven, faxen en e-mails op een uniforme manier de deur uitgaan. Dankzij DotOffice werken we met sjablonen. De gebruiker vult een aantal velden in en hoeft niet na te denken over de opmaak. Bovendien heeft DotOffice een koppeling gemaakt met gegevens van onze medewerkers, dossiers en cliënten, waardoor via een selectieknop contact- en referentiegegevens niet hoeven te worden getypt, maar ‘automatisch’ uit ons systeem worden opgehaald. Dat werkt enorm efficiënt. Daarnaast worden documenten op eenzelfde manier opgeslagen, zodat deze eenvoudig zijn terug te vinden.”

Maar De Kempenaer Advocaten ontwikkelt steeds door. “En DotOffice ook”, vertelt Els Koot. “Behalve de sjablonen voor onze correspondentie leveren zij bijvoorbeeld ook modellen voor processtukken. En de koppeling met de data van onze administratie is doorontwikkeld. Om een voorbeeld te geven: op meerdere manieren kunnen gegevens worden opgehaald. Men kan selecteren op cliënt- of zaaknaam, dossiernaam of –nummer, inhoud van de zaak, datum, etc. . Dat bespaart niet alleen tijd, maar verkleint bijvoorbeeld ook de kans op typefouten in namen en nummers. De kracht van DotOffice is dat zij ons werk sneller, beter en eenvoudiger maken.”

Gaandeweg is het systeem van DotOffice bij De Kempenaer Advocaten steeds verder uitgebouwd. “Op een heel prettige manier”, aldus Els Koot. “Zij kijken verder dan het product dat ze zelf aanbieden. En om koppelingen te kunnen maken met bijvoorbeeld ons financiële systeem of de cliëntgegevens, verdiepen ze zich in ons werkproces. Omdat ze voor meer advocatenkantoren zijn gaan werken, zien ze daar soms iets dat voor ons ook interessant zou kunnen zijn. Dat bieden ze dan aan, of laten ons er mee proef draaien, zonder dat je meteen verplicht bent het te kopen. Soms betrekken zij ons ook in de fine-tuning van hun eigen werkproces. Zo kunnen wij op een vrijblijvende manier meeprofiteren van hun ontwikkelingen. Het mooie is dat de producten van DotOffice voor een lange periode bruikbaar zijn. Ze werken prima naast andere applicaties zonder ingrijpende aanpassingen. Onze ervaring is dat de aanpassingen  altijd verbeteringen zijn. Maar niets moet, alles mag. Wij willen niet meer zónder DotOffice.”