Dentons Boekel Advocaten

“SmartBuilder maakt het leven van onze juristen makkelijker. Een voorbeeld: als je één keer de naam van de cliënt invult, staat die automatisch in het hele document. Zo kunnen onze juristen zich meer richten op het inhoudelijke, complexe juridische werk.”

‘Juridische modellen op hoger niveau dankzij SmartBuilder’

Boekel stelde stevige eisen aan SmartBuilder: het systeem moet intuïtief en toegankelijk zijn en de mogelijkheid bieden kennis op één centrale plek op te slaan. Anna Buijsman, Manager Kennis & Informatie: ‘SmartBuilder zorgt ook voor balans: één uniform beleid voor het hele kantoor met ruimte voor de behoeften per praktijkgroep.’

Fragmentatie van kennis

De wereld van advocaten en notarissen is kennisintensief. Boekel; is daarom continu bezig haar knowhow te optimaliseren. Eerder is een succesvol project afgerond om een nieuw knowhowsysteem in gebruik te nemen. Er is gekozen voor een kantoorbreed platform, waar kennis en expertise eenvoudig kunnen worden verzameld, gedeeld, gevonden en gebruikt. Een belangrijk onderdeel van de knowhow is de juridische modellen. Tegen deze achtergrond is gekozen voor SmartBuilder, dat het werken met de juridische modellen efficiënter moet maken. Daarvoor zijn meerdere oplossingen in de markt, maar niet één oplossing sloot perfect aan bij de wensen van Boekel De Nerée.

Gezamenlijke ontwikkeling

‘We hebben toen samen met DotOffice – waar we al jarenlang mee samenwerken – gekeken hoe we een passend systeem op basis van Word konden ontwikkelen. Zij brachten de technische kennis in, wij onze ervaringen uit de praktijk. SmartBuilder hebben we dus samen ontwikkeld. En we zijn er nog steeds bij betrokken: waar lopen we tegenaan, wat willen we nog meer, wat kan nóg beter?’

Minder foutgevoelig

‘Hoe ging het vroeger? Onze juristen werkten met templates met platte tekst in Word. De documenten moesten steeds handmatig worden aangepast. Met SmartBuilder zitten alle keuzes en mogelijkheden – zichtbaar via velden – in het document. Ook de huisstijl wordt automatisch meegenomen. Zo kun je veel sneller je documenten opbouwen. De tijdwinst is fors.’

Meer focus op belangrijke zaken

‘SmartBuilder maakt het leven van onze juristen makkelijker. Een voorbeeld: als je één keer de naam van de cliënt invult, staat die automatisch in het hele document. Zo kunnen onze juristen zich meer richten op het inhoudelijke, complexe juridische werk.’

Eenvoudig documenten delen

‘Alle keuzes en mogelijkheden zijn in het document voorgedefinieerd. Je kunt dus niets meer vergeten. Daarbij krijg je toelichtingen: je wordt bijvoorbeeld verwezen naar een gerelateerd wetsartikel of termijnen waarmee je rekening moet houden.’

SmartBuilder werkt intuïtief

‘Je ziet soms dat een nieuwe applicatie weerstand oproept, niet bij SmartBuilder. Wij hebben onze mensen vanaf het begin betrokken: ze kregen de applicatie in een vroeg stadium te zien en hebben het getest. We horen positieve geluiden, vooral dat het intuïtief werkt. Ze waren ook enthousiast over het feit dat ze het document, en wat daarmee gebeurt, direct voor zich zien. SmartBuilder werkt immers in Word. Het enige dat anders is, is de balk links van het document met daarin de invulvelden.’

Minimale instructie

‘Onze mensen vinden het overzichtelijk: als ze data intikken in een invulveld, zien ze die meteen terug in het document. Training is dan ook bijna niet nodig, de mensen hebben alleen een uitleg gehad met een korte instructie per mail. Ze kunnen nu ook zelf eenvoudig modellen bouwen, dat is dus niet alleen voorbehouden aan de leverancier of onze ICT-afdeling.’

Juridische modellen van hoog niveau

‘Alle juristen werken met juridische modellen, dus ik verwacht dat SmartBuilder voor meer grote kantoren interessant kan zijn. Naast tijdwinst en het verkleinen van de foutkans, zie ik als belangrijk winstpunt dat SmartBuilder kan helpen de volgende stap te maken met het verbeteren en gebruiken van modellen.’

Efficiënte samenwerking

‘DotOffice is een relatief klein bedrijf. Voor ons heeft dat voordelen: de lijnen zijn kort, de bereikbaarheid is goed. Het is makkelijk schakelen met DotOffice, ze pakken onze vragen goed op. Wij gebruiken SmartBuilder nu voor juridische documenten, maar we hebben ontdekt dat we het ook voor andere disciplines kunnen inzetten. We denken aan documenten voor HR en Business Development. Alleen daarom al is de aanschaf van SmartBuilder een goede investering.’

SmartBuilder

• bespaart tijd

• verkleint de foutkans

• integratie van huisstijl

• focus op belangrijke zaken

• breed inzetbaar